Dokumente

Die Dokumentenbibliothek ist der zentrale Ablageort für alle Dokumente Ihrer Firma — mit KI-Kategorisierung und Ablaufdatum-Überwachung. Jedes hochgeladene Dokument wird automatisch von der KI gelesen, zusammengefasst und einer Kategorie zugeordnet.

Die Bibliothek im Überblick

Links sehen Sie die Ordner-Leiste mit Alle Dokumente, Ohne Ordner und Ihren eigenen Ordnern samt Unterordnern. Rechts listet die Tabelle die Dokumente mit den Spalten Dateiname, KI-Kategorie, Objekt, Ablauf, Größe und Datum.

Zum Finden nutzen Sie das Suchfeld („Dateiname, KI-Zusammenfassung"), die Filter Alle Typen und Alle KI-Kategorien sowie die Sortierung nach Datum, Name, Größe, KI-Kategorie oder Ablaufdatum.

Dokumente hochladen

1. Wählen Sie in der Upload-Zeile den Dokumenttyp (z. B. Mietvertrag, Exposé, Grundriss, Gutachten).
2. Optional ordnen Sie das Dokument einem Ordner (optional) und einem Objekt (optional) zu.
3. Bei befristeten Unterlagen setzen Sie ein Ablaufdatum und legen fest, wie viele Tage vorher Sie erinnert werden möchten.
4. Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie die Datei aus.

Direkt nach dem Upload erscheint „KI analysiert" — kurz darauf trägt das Dokument seine KI-Kategorie (z. B. Mietvertrag, Kaufvertrag, Rechnung, Protokoll) samt Schlagworten und Zusammenfassung.

Ordnung halten — manuell oder per KI

• Neuer Ordner: Legen Sie über das Ordner-Plus einen Ordner an — mit Name (z. B. „Mietverträge 2026"), Farbe und Symbol. Über das Menü eines Ordners erstellen Sie einen Unterordner, wählen Umbenennen oder Löschen.
• Mehrere Dokumente verschieben: Markieren Sie Einträge über die Kästchen und wählen Sie In Ordner verschieben oder Löschen — mit Abwählen heben Sie die Auswahl auf.
• KI-Sortierung: Ein Klick oben rechts auf KI-Sortierung räumt automatisch auf: Die KI ordnet unsortierte Dokumente passenden Ordnern zu und zeigt im Dialog „KI-Sortierung abgeschlossen" die Bilanz — Gesamt, Sortiert, In Analyse samt Verteilung auf die Ordner.

Ablaufdaten im Blick behalten

Dokumente mit Ablaufdatum überwacht PropMind für Sie: Die Tabelle markiert sie mit Läuft ab (orange), Läuft bald ab (rot, innerhalb von 7 Tagen) oder Abgelaufen. Stehen Abläufe an, erscheint zusätzlich ein Hinweisbanner oben auf der Seite mit den betroffenen Dateien.

Dokumente nutzen und teilen

In jeder Tabellenzeile finden Sie die Aktionen KI-Zusammenfassung anzeigen, Herunterladen, Mit Kunde teilen und Löschen:

• Mit Kunde teilen: Wählen Sie im Dialog den Kunden aus — das Dokument erscheint anschließend in dessen Kundenportal. Über Freigabe entfernen ziehen Sie die Freigabe jederzeit zurück.
• Löschen: Bestätigen Sie die Rückfrage „Dokument löschen?" — diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Der DMS-Assistent

Unten auf der Seite wartet der DMS-Assistent — ein KI-Chat für Ihre Ablage („Frag nach Dokumenten…"). Fragen Sie zum Beispiel: „Welche Dokumente laufen bald ab?" oder „Zeige alle Mietverträge".

Wer sieht was?

Ansehen, Suchen und Herunterladen steht allen Benutzerinnen und Benutzern offen. Hochladen, Ordner verwalten, Teilen, KI-Sortierung und Löschen können Admin, Manager und Makler; die Assistenz hat reinen Lesezugriff. Details unter Rollen.