Einkauf

Der Bereich Einkauf organisiert die Zusammenarbeit mit Ihren Dienstleistern — vom Handwerker bis zum Fotografen. Sie verwalten Lieferanten, holen Angebote ein, planen Budgets und geben größere Ausgaben kontrolliert frei. Die Reiternavigation führt zu Lieferanten, Anfragen, Wartungsplan, Budget, Mängel, Garantien, Freigaben, Berichte und Einstellungen.

Lieferanten

Ihre Dienstleisterkartei: Jeder Lieferant erscheint als Karte mit Kategorie, Sternebewertung und Kontaktdaten. Über Neuer Lieferant erfassen Sie Name, Kategorie (Handwerker, Fotograf, Gutachter, Reinigung oder Sonstiges), Bewertung (1-5), Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Adresse und Notizen. Mit den Filtern Alle Kategorien und Alle Bewertungen finden Sie schnell den richtigen Anbieter; Details öffnet die Lieferantenakte mit allen Aufträgen und Bewertungen.

Anfragen

Unter Bestellanfragen läuft der komplette Beschaffungsprozess. Mit Neue Anfrage erfassen Sie Titel, Beschreibung, Objekt, einen bevorzugten Lieferanten, den Schätzwert (€), die Priorität (Dringend, Normal, Niedrig) und das Fälligkeitsdatum. Jede Anfrage durchläuft die Stationen Offen → Angefragt → Angebot erhalten → Beauftragt → Abgeschlossen — den Status ändern Sie in der Detailansicht unter Status ändern.

Das Herzstück ist der Angebotsvergleich:

1. Sammeln Sie eingehende Angebote über Angebot hinzufügen — mit Lieferant, Betrag (€), Beschreibung und Gültig bis.
2. Ab zwei Angeboten lohnt KI-Empfehlung anfordern: Die KI-Analyse empfiehlt ein Angebot, begründet die Wahl, nennt Risiken und eine Kostenbewertung.
3. Das beste Angebot übernehmen Sie mit Annehmen.

Ist der Auftrag Abgeschlossen, erinnert PropMind Sie mit Jetzt bewerten daran, den Lieferanten mit Sternen und Kommentar zu bewerten — so wächst Ihre Kartei mit jeder Erfahrung.

Budget

Die Budgetverwaltung legt Jahresbudgets fest — für die ganze Firma oder je Objekt. Über Budget erstellen wählen Sie Jahr, Objekt (leer = Firma gesamt), optional eine Kategorie und eine Kostenstelle (z. B. KST-001) und tragen den Betrag (€) ein. Die Übersicht zeigt das Jahresbudget als Gesamtsumme sowie Summenkarten je Objekt; über die Jahresauswahl planen Sie auch das Folgejahr vor.

Freigaben

Die Kostenfreigaben sorgen für ein Vier-Augen-Prinzip bei größeren Ausgaben. Grundlage sind die Freigabelimits nach Rolle: Übersteigt der Schätzwert einer Anfrage das Limit der anfragenden Person, landet sie im Reiter Ausstehend und wartet auf Genehmigung. Ihr eigenes Limit zeigt die Seite oben rechts an.

• Freigeben — genehmigt die Anfrage; sie wechselt automatisch auf Beauftragt. Ein Kommentar ist optional.
• Ablehnen — weist die Anfrage zurück; hier ist ein Kommentar (Pflicht), damit der Grund dokumentiert ist.

Der Reiter Entschieden archiviert alle Entscheidungen mit Ergebnis (Genehmigt / Abgelehnt), Betrag und Anfragesteller.

TIP

Die Limits je Rolle legt Ihr Administrator im Reiter Einstellungen fest. So entscheiden Sie selbst, ab welchem Betrag eine zweite Unterschrift nötig ist.

Weitere Werkzeuge

Rund um den Einkauf bietet der Bereich vier ergänzende Seiten: Der Wartungsplan terminiert wiederkehrende Arbeiten an Ihren Objekten, das Mängelmanagement sammelt gemeldete Schäden, Garantien & Gewährleistung überwacht Fristen und warnt vor bald ablaufenden Garantien, und die Einkaufsberichte liefern Ausgabenanalyse und Lieferanten-Performance im Jahresvergleich. Wiederkehrende Reparaturen behalten Sie zusätzlich über die Instandhaltung im Blick.

Wer sieht was?

Der Einkauf gehört zum Arbeitsbereich Finanzen für Administratoren und Manager. Innerhalb des Bereichs sind Budget, Freigaben und Berichte Admin und Manager vorbehalten, die Einstellungen nur dem Administrator. Mehr unter Rollen.