Buchhaltung

Die Buchhaltung ist Ihre vollständige doppelte Buchführung mit KI-Unterstützung — direkt in PropMind, ohne Zusatzsoftware. Die Übersichtsseite begrüßt Sie mit vier Kennzahlen (Offene Verbindlichkeiten, Offene Forderungen, Überfällige Zahlungen, Mahnstufe 3) und einem Schnellzugriff auf die häufigsten Aufgaben: Rechnung erfassen, Miete buchen, Buchung erfassen und Kontoauszug importieren.

Über die Reiter wechseln Sie zwischen den Bereichen:

Bereich	Wofür
Journal	Buchungssätze erfassen und einsehen, Storno-Buchungen
Kreditoren	Eingangsrechnungen von Lieferanten — mit KI-Beleglesung
Debitoren	Forderungen an Mieter und Kunden, Zahlungseingänge buchen
Bank	Kontoauszüge per CSV importieren und Transaktionen zuordnen
Berichte	GuV, Cashflow, USt-Voranmeldung und DATEV-Export
Mahnwesen	Überfällige Rechnungen in drei Mahnstufen anmahnen
KI-Assistent	Steuerberater-Chat, Beleglesung, Kontierung, Anomalie-Erkennung
Kontenplan	SKR03-Kontenplan verwalten (nur Administratoren)

Journal

Das Buchungsjournal ist das Herzstück: Über Buchung erfassen legen Sie einen Buchungssatz mit Datum, Belegnr. und Beschreibung an. In den Buchungszeilen wählen Sie je Zeile Konto, Seite (Soll / Haben) und Betrag (€) — PropMind prüft live, ob der Satz Ausgeglichen ist, erst dann ist Buchen möglich. Praktisch: Der Knopf KI-Vorschlag liest Ihre Beschreibung (z. B. „Strom-Rechnung Stadtwerke") und füllt Soll- und Haben-Konto automatisch. Fehlerhafte Buchungen löschen Sie nicht, sondern stornieren sie — die Storno-Buchung bleibt nachvollziehbar im Journal.

Kreditoren

Unter Kreditoren erfassen Sie Lieferantenrechnungen und sehen die offenen Verbindlichkeiten auf einen Blick. Im Dialog Rechnung erfassen hilft die KI: Über Rechnung scannen laden Sie den Beleg hoch, und die Felder Lieferant, Rechnungsnr., Beträge und das empfohlene Buchungskonto (SKR03) werden automatisch vorausgefüllt — prüfen Sie die erkannten Daten kurz nach. Beglichene Rechnungen markieren Sie in der Liste mit Bezahlt.

Debitoren

Die Debitoren zeigen Ihre offenen Forderungen. Mit Rechnung erstellen legen Sie eine Ausgangsrechnung an: Schuldner / Mieter, Rechnungstyp (Miete, Nebenkosten oder Sonstiges), Periode, Nettobetrag (€) und MwSt. %. Geht Geld ein, klicken Sie auf Zahlung und buchen den Betrag im Dialog Zahlungseingang buchen — auch Teilzahlungen sind möglich (Status Teilbezahlt). Überfällige Rechnungen werden rot markiert und erscheinen automatisch im Mahnwesen.

Bank

Der Bankenabgleich holt Ihre Kontobewegungen in PropMind: Exportieren Sie den Kontoauszug als CSV aus Ihrem Online-Banking (Sparkasse, Deutsche Bank, Commerzbank u. a.) und klicken Sie auf CSV importieren. Drei Karten fassen Eingänge, Ausgänge und Saldo zusammen; jede Transaktion ordnen Sie über Zuordnen einem Buchungskonto zu.

Mahnwesen

Das Mahnwesen listet alle überfälligen Rechnungen sortiert nach Fälligkeit — inklusive Anzeige, wie viele Tage überfällig. Drei Karten zeigen die Verteilung auf die Mahnstufen mit den Mahngebühren: 1. Mahnung (0 €), 2. Mahnung (5 €), 3. Mahnung (15 €). Ein Klick auf den Mahn-Knopf setzt die nächste Stufe und schlägt die Gebühr automatisch auf.

Kontenplan

Im Kontenplan (nur Administratoren) verwalten Sie Ihre Konten nach SKR03, gruppiert nach Aktivkonto, Passivkonto, Ertragskonto und Aufwandskonto. Beim ersten Start richtet SKR03 einrichten den Standard-Kontenrahmen mit einem Klick ein; eigene Konten ergänzen Sie über Konto hinzufügen.

Berichte

Unter Berichte werten Sie Ihre Buchhaltung aus — wählbar über vier Reiter: GuV / Jahresergebnis (Gesamterträge, Gesamtaufwendungen, Jahresergebnis), Cashflow (Einzahlungen, Auszahlungen und monatlicher Verlauf), USt-Voranmeldung (Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast an Finanzamt je Monat) und DATEV-Export. Letzterer exportiert alle Buchungssätze aus dem Journal im DATEV-EXTF-Format über DATEV-Export herunterladen — die Datei lässt sich direkt in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen einspielen (nur Administratoren).

KI-Assistent

Der KI-Assistent unterstützt Sie in vier Reitern: Im Steuerberater-Chat stellen Sie Fragen zu Buchhaltung und Steuern („Kann ich Arbeitszimmer absetzen?"). Die Beleglesung extrahiert per Daten erkennen Lieferant, Beträge und Buchungskonto aus einem Rechnungstext. Die Kontierung schlägt per Buchungssatz vorschlagen den passenden SKR03-Buchungssatz mit Soll-Konto, Haben-Konto und Begründung vor. Und unter Anomalien startet Analyse starten eine KI-Prüfung Ihrer letzten Buchungen auf Doppelbuchungen und auffällige Muster.

WARNING

Die KI-Antworten sind eine Orientierungshilfe — kein Ersatz für Steuer- oder Rechtsberatung. Stimmen Sie Buchungsvorschläge und USt-Berechnungen mit Ihrem Steuerberater ab.

Wer sieht was?

Die Buchhaltung gehört zum Arbeitsbereich Finanzen und ist Administratoren und Managern vorbehalten; Kontenplan und DATEV-Export sehen nur Administratoren. Details unter Rollen.