Nebenkosten

Im Bereich Nebenkostenabrechnungen erstellen und verwalten Sie die jährlichen Abrechnungen für Ihre Mieter — auf Wunsch formuliert die KI den fertigen Abrechnungstext für Sie. Die Seite ist auf BetrKV-konforme Abrechnungen ausgelegt.

Den Bereich sehen alle Rollen außer der Assistenz.

Die Übersicht

Oben fassen vier Kennzahlen-Karten den Stand zusammen: Gesamt (Anzahl aller Abrechnungen), Entwürfe, Nachzahlungen offen und Erstattungen offen (jeweils als Summe in Euro). Darunter listet die Seite alle Abrechnungen mit Objektadresse, Mieter, Abrechnungsjahr, Zeitraum, Gesamtkosten, Vorauszahlungen und dem Ergebnis — entweder „Nachzahlung" (rot) oder „Erstattung" (grün).

Jede Abrechnung trägt einen Status: Entwurf, Versendet, Bezahlt oder Storniert.

Eine neue Abrechnung erstellen

1. Klicken Sie oben rechts auf Neue Abrechnung.
2. Tragen Sie Objektadresse und Mietername ein.
3. Legen Sie das Abrechnungsjahr fest und passen Sie den Zeitraum an (Zeitraum von / Zeitraum bis).
4. Geben Sie die Gesamtkosten (€) und die geleisteten Vorauszahlungen (€) ein. Optional erfassen Sie zusätzlich die Heizkosten (€) und ein Fälligkeitsdatum im Feld Fällig am.
5. Sobald Kosten und Vorauszahlungen eingetragen sind, zeigt der Dialog unter Vorschau automatisch das Ergebnis: „Nachzahlung" oder „Erstattung" mit dem berechneten Betrag.
6. Klicken Sie auf Abrechnung erstellen. Die Abrechnung erscheint mit dem Status Entwurf in der Liste.

Den Abrechnungstext mit KI erstellen

PropMind formuliert auf Knopfdruck ein versandfertiges Abrechnungsschreiben:

1. Klicken Sie bei der gewünschten Abrechnung auf KI-Entwurf.
2. Im Dialog „KI-Entwurf: Nebenkostenabrechnung" sehen Sie, wie der Text live entsteht („KI erstellt Abrechnung…").
3. Anschließend können Sie den Text mit Kopieren in die Zwischenablage übernehmen, mit Als .txt herunterladen speichern oder direkt mit Drucken ausgeben.

TIP

Lesen Sie den KI-Entwurf vor dem Versand immer vollständig durch und gleichen Sie die Beträge mit Ihren Belegen ab. Die KI unterstützt Sie beim Formulieren — die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Status pflegen: versenden, bezahlen, stornieren

Der Status führt Sie durch den typischen Ablauf:

1. Versenden — sobald Sie die Abrechnung an den Mieter geschickt haben, klicken Sie bei einem Entwurf auf Versenden. PropMind bestätigt mit „Abrechnung versendet".
2. Als bezahlt markieren — geht die Nachzahlung ein (oder ist die Erstattung ausgezahlt), klicken Sie bei einer versendeten Abrechnung auf Als bezahlt markieren.
3. Stornieren — einen nicht mehr benötigten Entwurf entfernen Sie über Stornieren. Bestätigen Sie die Rückfrage „Wirklich löschen?" mit Ja.

INFO

Versenden ist nur bei Entwürfen möglich, Als bezahlt markieren nur bei versendeten Abrechnungen. So bleibt der Ablauf nachvollziehbar.

Zusammenspiel mit anderen Bereichen

Die Vorauszahlungen Ihrer Mieter stammen aus den Mietverträgen; offene Nachzahlungen behalten Sie zusätzlich über den Zahlungseingang im Blick.

WARNING

PropMind unterstützt Sie bei Berechnung und Formulierung, ersetzt aber keine Rechts- oder Steuerberatung — etwa zu Abrechnungsfristen oder zur Umlagefähigkeit einzelner Kostenarten.